Undvik Excels tråkiga standardformat för diagram – spara istället dina formaterade diagram som en mall!

För att spara tid kan det vara frestande att använda standardformatet i ett godtyckligt Excel-diagram. Om det är tid man vill spara, bör man istället lägga 2-3 minuter på att göra några enkla justeringar för att sedan spara det som en mall. Detta kommer då bli en utmärkt utgångspunkt för att skapa intressanta och informativa visualiseringar. 

Dataunderlaget som används i artikeln går att hämta här. Vill man följa med i den här guiden förutsätter det att man på förhand kan infoga ett diagram. Vet man inte hur man gör detta, kan man se lektionen nedan från vår nyligen uppdaterade kurs, Excelkurs Bas:

---

 

Att skapa en diagrammall

Nedan följer de steg som krävs för att skapa en diagrammall som snabbt kan användas och har exakt det format önskas. I stegen nedan ges även formateringstips. Detta är såklart tycke och smak, men jag uppmuntrar att inte använda för mycket färger och att helt ta bort element som inte behövs. Detta skapar mer läsbara visualiseringar och skiftar fokus till det som är viktigt. Några av de principer jag använder i detta inlägg är

• Maximera informationen – kommunicera på ett tydligt sätt. Försök att maximera den mängd information som kan förmedlas på en gång genom att använda rätt grafiska element.
• Visa relevanta data – fokusera på att visa de data som är mest relevanta för det budskap man vill förmedla. Undvik irrelevant information som kan förvirra läsaren av diagrammet.
• Ta bort irrelevanta detaljer – liksom att visa relevanta data är det viktigt att ta bort irrelevanta detaljer och “brus” från visualiseringen. Håll designen ren och minimalistisk för att undvika distraktioner.
• Använd färg på ett meningsfullt sätt – färg kan vara ett kraftfullt verktyg i datavisualisering, men det är viktigt att använda det på ett meningsfullt sätt. Använd färg för att betona viktig information eller för att gruppera och kategorisera data. Undvik överdriven användning av färger som kan förvirra läsaren av visualiseringen.
• Tydliga etiketter och titlar – se till att förse din visualisering med tydliga etiketter och titlar som förklarar vad den representerar. Detta är något som ofta ignoreras.
• Var medveten om kontexten – det är viktigt att vara medveten om den kontext där din datavisualisering kommer att användas. Ska din dashboard visas upp för ledningen? Anpassa då design och språkbruk för att passa målgruppen och det syfte visualiseringarna ska tjäna.

Steg 1: Skapa diagrammet

I bilden nedan ses ett dataunderlag med företagskostnader. För den här typen av data fungerar ett liggande stapeldiagram utmärkt. Varför ett liggande stapeldiagram? Helt enkelt för att kategorinamnen är ganska långa. Det fungerar bra med ett vanligt stående stapeldiagram också, men man kan då behöva rotera axeletiketterna – vilket minskar läsbarheten något.

Bild 1: den här bilden visar den tabell som används som underlag.Efter att ha infogat ett liggande stapeldiagram, har diagrammet följande utseende:

Detta diagram saknar helt och hållet formatering och använder Excels standardformat för den här typen av diagram. Här ses en klar förbättringspotential!

Steg 2: Ta bort kantlinjen

Ta bort kantlinjen genom att högerklicka på diagrammet och välj ‘Formatera diagramyta’. Tryck sedan på ‘Kantlinje’ och välj ‘Ingen linje’. Det går även bra att markera diagrammet, gå till fliken ‘Format’ och välja ‘Kontur’ följt av ‘Ingen kontur’. 

I min mening så finns det ingen anledning till att denna ram kring diagrammet. Diagrammet ser mycket bättre ut utan – speciellt på ett kalkylblad utan stödlinjer.

Steg 3: Ta bort stödlinjerna i diagrammet

Detta gör man enklast genom att trycka på en stödlinje så samtliga stödlinjer blir markerade, och sedan trycka ‘Delete’ på tangentbordet. Stödlinjerna fyller heller ingen egentlig funktion i det här fallet. Våra ögon kommer ändå vara kapabla att se för vilka ungefärliga värden staplarnas höjd – eller längd – representerar.

Steg 4: Ändra bredd på staplarna

För att minska den stora arean av vit innehållslös yta, kan man göra staplarna bredare. Detta gör man genom att markera staplarna, högerklicka och gå till ‘Formatera dataserie’. Välj sedan ‘Alternativ för serie’ som man finner under rubriken ‘Formatera dataserie’. Gå sedan till ‘Mellanrumsbredd’ och justera denna till ett värde mellan 40-60%. Detta beroende på tycke och smak.

Resultaten av steg 2-4 kan ses här nedan:

Steg 5: Ändra till en neutral färg på staplarna

Då detta diagram ska sparas som en mall, kan det vara bra att ändra staplarna till en mer neutral färg. Genom att välja en ljusare grå färg, kan man effektivt markera staplar som är särskilt intressanta, vilket kommer visas längre ned i denna artikel.

För att ändra färg, markera staplarna och öppna på nytt fönstret för ‘Formatera dataserie’. Under ‘Fyllning och linje’ gå till ‘Fyllning’ och välj en ljusare grå färg.

Precis som många moment i den här artikeln så kan det även ändras från fliken ‘Format’. Väl där, välj ‘Figurfyllning’ och välj sedan färg.

Steg 6: Titel och formatera axlar

Detta steg handlar i stort om att formatera y- och x-axeln, varför detta steg är uppdelat i flera delmoment.

Ändra textstorlek för axeletiketterna

Det första man bör göra är att ändra textstorleken för axeletiketterna. Detta gör man genom att markera en axel och gå till ‘Start’-fliken och ändra till en större textstorlek. Använd samma textstorlek för båda axlarna.

Ändra textfärg för axeletiketterna

Väl på ‘Start’-fliken, kan man passa på att ändra färg för axeletiketterna. Detta är inte helt nödvändigt, men även här brukar jag välja en grå kulör – något mörkare än den i föregående steg (steg 5).

Ta bort kantlinjen för y-axeln

Fortsätt med att ta bort den linje som utgör basen för staplarna. Gör detta genom att markera och högerklicka på y-axeln, och välj ‘Formatera axel’. Under ‘Linje’ välj ‘Ingen linje’.

Addera skalstreck till x-axeln

Fortsätt nu med x-axeln. Addera skalstreck (eng. tickmarks) genom att öppna formateringsalternativen, välj ‘Alternativ för axel’, ‘Skalstreck’ och sedan ‘Huvudtyp’. Välj att ha dessa på utsidan. Förmodligen kommer då att axeln få en blå färg. Välj istället en ljusare grå som överensstämmer med axeletiketterna eller liknande.

Flytta x-axeln till toppen av diagramytan

Den sista åtgärden för x-axeln är att flytta den överst. Gör detta genom att markera y-axeln, formatera axeln och välj än en gång ‘Alternativ för axel’. Vid ‘Vågrät axel korsar’, välj ‘Vid maxkategori’. Se bilden nedan.

Lägg till en axelrubrik för x-axeln

Den absolut sista åtgärden i det här steget, är att lägga till en axelrubrik för x-axeln. För att göra detta, tryck på ‘Diagramelement’. Diagramelement syns som ett stort grönt plustecken (se bilden ovan). Välj ‘Axelrubriker’ och ‘Primär vågrät’. Diagrammet ser nu ut som följande:

Steg 7: Spara som en mall

Det sista steget är att spara diagrammet från bilden ovan som en mall. Högerklicka någonstans på diagrammet och välj ‘Spara som mall’. Mallen kommer sparas i ett eget filformat kallat diagrammallar. Om inget annat anges kommer mallen att sparas i en mapp kallad charts. Man finner den genom att gå till Microsoft-mappen och sedan templates. 

Ge mallen ett meningsfullt namn, t ex “Liggande stapeldiagram” och välj sedan att spara detta. Nu kan mallen användas nästa gång ett liggande stapeldiagram behövs.

Var finner man mallen i Excel?

Man finner den sparade mallen genom att gå till ‘Infoga’-fliken och trycka ‘Rekommenderade diagram’. Välj sedan fliken ‘Alla diagram’ och sedan ‘Mallar’ i vänstermenyn.

Avslutande ord

Även om denna guide kan kännas något lång, så tar inte detta mer än några få minuter, speciellt för den vana Excel-användaren. Att spara diagram som en mall på det här sättet förhindrar att ta den enkla vägen och använda standardformatet för diagrammet. Det möjliggör även att skapa snygga visualiseringar likt denna:

Bonustips

Avslutningsvis vill jag lämna er med några ytterigare tips. Det ena är att helt enkelt dubbelklicka på en godtycklig flik för att tillfälligt gömma dem, något min kollega Marcus har tipsat om i en föregående artikel. Det andra är att helt enkelt göra formelfönstret mindre, samt att ta bort stödlinjerna i kalkylbladet, vilket man gör under ‘Visa’-fliken.

Detta kommer resultera i en stor vit canvas där man kan skapa sina visualiseringar eller sin dashboard. Mallen jag skapade i inlägget finner man här. Lycka till med ditt visualiserande!

/Niklas på Learnesy