Excel och Villkorsstyrd Formatering, är det värt mödan?
Är det det…? Är det värt tiden som man behöver lägga ner innan man lärt sig funktion…och även efter? Det finns mycket man kan göra med denna funktion men jag skulle rekommendera att först lära sig formler och basfunktionerna innan man går lös på denna del. Som svar på frågan, ja det är värt mödan om man inte gör det för krångligt och uppslukar för mycket tid.
Läs inlägget på engelska här
Se lektionen som lär dig Villkorsstyrd Formatering. Från Learnesys kurs Excel Bas
Observera! Det är skillnad på conditional formatting samt custom formatting, dvs villkorsstyrd formatering samt anpassad formatering. Skillnaderna är dessa:
Villkorsstyrd ligger under just dena meny enligt nedan och där finns redan standardformat satta som kan justeras:
Anpassad formatering ligger under formatera celler om man högerklickar eller klickar på teckensnittsinställningar under startmenyn. Här sätter man själv upp formatet som man vill använda.
Anpassad formattering är ofta ansedd att vara:
- Snabbare (när man lärt sig)
- Enklare att arrangera
- Inget dupliceringsbehov
Generell info
Tanken är att man med hjälp av villkorsstyrd formatering ska framhäva eller visualisera viktig, intressant eller utstickande celler i Excel. Nyttan är även att kunna dra slutsatser när man analyserar datan genom att det kan bli lättare att skönja mönster eller kritiska problem. Tips från Carl:
- Håll det enkelt, spendera inte mer tid på formattering än på analys
- För analys, hitta dina formateringar som du anser hjälper dig i arbetet
- För rapportering, tänk på hur publiken tar emot formatteringen
I analytiska modeller
För detta ändamål rekommenderar jag färgskalor samt trendlinjer då dessa kan hjälpa till med att skönja mönster samt ge en heads up vid eventuella problem.
Om man markerar ett område kan man även klicka på snabbanalys (Ctrl+Q) för att göra analys samt välja formatering.
Tänk på att det område som man markerar kommer att jämföras med varandra.
Under villkorsstyrd formatering finns en rad olika varianter som kan underlätta analysarbetet.
I rapporter och presentationer
Här är ändamålet att visualisera siffror och data för publiken snarare än att analysera. Målet är att göra målgruppen för rapporten uppmärksam på det man visar. Här är ikoner samt emojis att rekommendera då de ger ett enkelt meddelande om något är bra?…eller dåligt?.
Redigera rätt!
En dashboard är verkanslös om den inte är visibel, försökt bara ha den data som behövs och som publiken kan ta åt sig. Försök lär dig villkorsstyrd formatering och håll tungan rätt i mun då du ställer in färgskalor och ikoner. Det bästa sättet att lära sig är genom att pröva sig fram. Jag har lyckats ge positiva nyckeltal röda ikoner…vilket inte varit glatt emottaget av CFO innan styrelsemöte.
Ikoner samt OM-funktioner
Man kan även genom att nyttja en om-formel lägga resultat-ikonen utanför kolumnen med siffror enligt nedan.
Som tidigare nämnt får man upp emojisar genom Win + . men man kan även infoga andra symboler. Glöm inte sätta ”” runt ikonen bara!
Ovan ser ni att detta scorecard ser en aning ”grötigt ut” med enbart färg-formatering i cellerna. Jag skulle här satsa på enkla ikoner såsom;
Anpassad formatering
Anpassad formatering är utöver ovan fördelar även något proffsigare, se nedan för typexempel på differensen mellan villkorsstyrd (övre delta) samt anpassad (undre delta).
I anpassad formatering skulle vi kunna sätta in vilken färg eller ikon vi vill för att visualisera deltat. Observera att ofta blandar sig ledningsgruppen om hur och vad man ska förstärka i en presentation och då är det bra att kunna denna variant.
Kortfattat byggs anpassad formatering upp på följande sätt:
- ;;;
detta är vad formateringen består av där ; utgör olika sektioner och dessa sektioner ska fyllas med info om nummerformatet, eventuell färg samt eventuellt ikon. Första sektionen är positiva värden, andra är negativa, tredje är noll samt sista avser text
- # ##
innebär att de numeriska värdena ska visas, denna info läggs efter färg samt förslagsvis även efter ikoninformationen. Om vi vill visa ett värde i % så behöver ha 0% istället.
- [Färg10]
färginformationen (i ovan fall grön) ska sättas inom klamrar och färgskalor finns att hitta på Microsofts hemsida
- “▲”
Ikoner sätts inom citationstecken, om vi vill ha ikonen efter det numeriska värdet så sätt det efter all info och innan nästa sektion (;)
- [Färg10]”▲”_-* # ##0,0_-;[Röd]”▼”_-* -# ##0,0_-
Nästa inlägg
I detta inlägg har vi behandlat villkorsstyrd formatering samt även tittat lite på anpassad formatering samt fördelarna med denna. Slutsatsen är att man får anpassa sin formatering efter behov, kunskap samt tid. Att lära sig att formatera celler i analyser och rapporter kan ge stora fördelar för arbetet och är något man bör behärska med tiden.
Nästa inlägg kommer handla om korrelationer samt funktionen KORREL som är toppen vid avstämningar samt vid implementation av drivar-baserad prognostisering.
Välkomna att connecta med mig på Linkedin samt gå in på Learnesys hemsida för mer information.
Carl Stiller i samarbete med Learnesy
