Tvätta data del 2 av 3 – Lös problemet med tal formaterade som text
Tvätta data samt problemet när belopp är i textformat kommer vi fortsätta med idag. Anledningen till att vi stöter på belopp i textformat beror ofta på att vi exporterat data från tex ett redovisningssystem eller från extern data. Beloppen kan då vara formaterade som text eller så finns det mellanrum mellan siffrorna. Vi kommer idag titta på det förstnämnda.
Se lektionen som lär dig RENSA/STÄDA – Ta bort oönskade tecken från cellen. Från Learnesys kurs Excelfunktioner Fördjupning
Just nu kan du använda rabattkoden cmkstiller i shoppen för -15% rabatt på alla Learnesys kurser!
Avgöra om belopp är i textformat
Det finns flera sätt att avgöra om beloppen är i textformat.
Det första sättet jag vill visa är att man att under start fliken kan se hur talen är formaterade.
Vidare…kan man se en Grön Markering vid siffrorna enligt nedan. Klickar man på cellen så får man upp ett Utropstecken vilken man kan högerklicka på.
Det kan även vara så att du får ett värdefel när du har en formel som refererar till en cell med textformat.
Den funktionen som jag använder mest för text-kontroll är nedan där jag markerar beloppen och om jag bara ser ”Antal” (bild 2) i statusfältet och inte en summa, så vet jag att det är fel format på beloppen.
Genom att anpassa statusfältet att visa antal numeriska tal så kan du även snabbt se om antalet celler som är markerade är samma som antalet numeriska antal.
Anpassa statusfältet
Anpassa statusfältet är enkelt och görs genom att högerklicka på fältet och klicka för de begrepp man vill visa. Jag brukar ha; Medel, Antal, Numeriskt antal samt Summa bland mina val.
Funktion ÄRTEXT
Om du är osäker på om du har textformat på vissa belopp kan du enkelt testa detta genom att nyttja formeln ”ÄRTEXT”. Om du får meddelandet SANT så är beloppen text.
Lösning 1: Konvertera till tal
Om du har gjort ovan test samt satt ett filter så kan du konverterar till tal genom att markera raden, trycka på ”!” samt välja ”Konvertera till tal”:
Lösning 2: Ändra text till nummer med Klistra in Special
Detta lite mer omständliga sätt är mer ovanligt att jag använder men man får ibland testa sig fram till vad som fungerar.
Formatera först cellerna till ”Allmänt”.
Välj en blank cell och kopiera denna mha…….Ctrl+C
Gå tillbaka till text-området och via högerklick ta fram kommandot Klistra in Special.
Välj ”Värden” samt ”Addera”…..OK.
Problemet löst!!
Lösning 3: Multiplicera
Det näst sista förslaget är att helt sonika multiplicera beloppen med textformat med talet 1 för att konvertera beloppen till tal. Detta sätt fungerar bra om man har en omfattande kolumn med textformatering på olika rader.
Man kan på samma sätt kopiera talet ett och sen markera området med textformat, högerklicka samt välja klistra in special samt ”multiplicera” allt. Detta liknar alternativ 2 ovan.
Lösning 4: Omvandla text till kolumner
Det sista alternativet är att markera cellerna med tal-format, klicka på omvandlaren ”Text till kolumner” och klicka på slutför utan att göra något mera. Detta tillvägagångssätt kunde jag inte innan jag påbörjade detta inlägg utan snappade upp på Google när jag ville kontrollera om det fanns någon mer effektiv lösning.
Nästa inlägg
I dagens inlägg har vi tittat på flera sätt att identifiera om belopp i själva verket är i textformat samt inte mindre än 4 olika sätt att formatera om dessa där Konvertera till tal är min favorit. Det man måste ha i åtanke är att man ibland behöver testa sig fram till vilket sätt som fungerar varmed det är bra att kunna några alternativ. I nästa inlägg kommer jag visa när och hur man använder Sök och Ersätt för att tvätta data.
Välkomna att connecta med mig på LinkedIn samt gå in på Learnesys hemsida för mer information
Carl Stiller i samarbete med Learnesy
