Hur gör man ett Gantt-schema i Excel?
Vill man ha en mer genomgående förklaring för hur man skapar ett Gantt-schema i Excel kan man fortsätta läsa texten. Vill man istället ha något snabbt kan man ta del av det här tipset:
Fler tips likt detta går att hitta i vår gratiskurs Praktiska Exceltips. Där går det att hitta flera praktiska lösningar på vanliga problem/flaskhalsar som kan uppstå när man jobbar i Excel.
Microsoft erbjuder sina 365-prenumeranter nedladdningsbara mallar för Gantt-scheman, men det saknas ändå som ett inbyggt diagram i Excel. Därför kommer det här inlägget fokusera på hur man gör sitt helt egna från grunden.
Vad är ett Gantt-schema?
Gantt-schema används inom projektledning och är en typ av flödesschema som visualiserar tidsaspekter, skeden och beroenden mellan dessa i ett projekt. Upphovsmannen är en viss Henry Gantt som designade schemat under tidigt 1900-tal. Schemat illustrerar hur ett projekt är tänkt att fortskrida eller hur ett pågående projekt framskrider.
Ett Gantt-schema är ett horisontellt stapeldiagram som löper utefter en tidsaxel. Variationen i längd på staplarna illustrerar den löptid som planeras för varje uppgift i projektet. Det finns också sätt att visualisera hur mycket som återstår av en aktivitet i ett projekt, genom att man skuggar eller mörklägger den avslutade delen av en aktivitet. Staplarna sorteras efter inbördes ordning efter aktivisternas respektive starttider. Detta för att vissa aktiviteter är beroende av att andra är slutförda.
Gantt-schema innehåller ofta milstenar. En milsten är en viss tidpunkt som är relevant för projektet, t ex färdigställandet av en programvara. Ofta ser man då en rad staplar (aktiviteter) som utmynnar i milstenen. Milstenen är ofta i formen av en romb, och kan vara slutet för ett projekt eller vara startskottet för nya aktiviteter.
Hur skapar man ett Gantt-schema i Excel?
Det kommer nedan redogöras hur man gör ett Gantt-schema, från att ax till limpa så att säga. Notera att det är Excel 365 som används, har man alltså en äldre version kan det förekomma skillnader i hur man går tillväga.
Lägg till ditt projektschema som en tabell
Dela upp arbetet i bitar av arbete, faser, aktiviteter eller vad man nu väljer att kalla det. Dessa uppgifter är vad som ligger till grund för Gantt-schemat.
Mata in data genom att först ange startdatum och slutdatum för varje uppgift, och antal dagar som krävs för att slutföra uppgiften. Det kan vara bra att inkludera en längre beskrivning av uppgiften, detta kan göras som en anteckning eller en kommentar. Uppgifterna ska vara sorterade efter tidigast startdatum.
Infoga ett stapeldiagram
Markera valfri cell, förslagsvis någonstans till höger om tabellen. Välj ’Infoga stapeldiagram’ från ’Infoga’-fliken. Välj sedan ’Staplad liggande stapel’.
Hur adderar man startdatum?
Högerklicka på det vita fält som snart ska förvandlas till ett Gantt-schema. Tryck sedan ’Markera data’. Tryck ’Lägg till’ i dialogrutan som dök upp. Tryck på den lilla pilen under ’Serienamn’, tryck sedan på rubriken ”Startdatum”, och till sist på den lilla svarta pilikonen för att komma tillbaka. Gå sedan ner till ’Serievärden’ och välj alla startdatum (utan rubriken). Tryck ’Ok’, men stanna kvar i dialogrutan som har dykt upp igen.
Lägg till varaktighet
Klicka återigen på ’Lägg till’ och gör samma procedur för ”Antal dagar”. För ’Serienamn’ väljer vi ”Antal dagar” och för ’Serievärden’ ska matrisen med ”Antal dagar” väljas.
Tillbaka i dialogrutan, tryck ’Ok’ den här gången. Nu börjar Gantt-schemat ta form, och bör se ut ungefär så här (se bild nedan) men beskrivningar måste till för de olika projektuppgifterna.
Hur adderar man beskrivningarna?
Tryck på en stapel i det snart färdigställda Gantt-schemat, och högerklicka sedan på samma stapel. Klicka sedan på ’Markera data’ precis som innan. Tryck ’Redigera’ i det högra fältet i dialogrutan. Gör återigen på liknande sätt, men välj matrisen med ”Beskrivningar” utan att ta med rubriken. Gå tillbaka och tryck sedan ’Ok’.
Hur formaterar man staplarna?
Även om det börjar ta formen av ett Gantt-schema, så måste det till lite formatering. De blå delarna i staplarna måste således bli genomskinliga, så bara det orangea syns.
Klicka på några av staplarna, så alla är markerade. Om en endast en stapel blir markerad, kan du trycka i tom cell, och sedan försöka igen. Endast de blå delarna ska vara markerade. Högerklicka sedan på valfri stapel och välj ’Formatera dataserie’. Till höger om kalkylbladet bör du nu se en meny; ’Formatera axel’. Tryck på ’Fyllning och linje’, dvs ikonen som ser ut som en färgburk. Tryck ’Fyllning’ och från rullgardinsmenyn, tryck ’Ingen fyllning’.
Notera att Gantt-schemat är projektuppgifterna är omkastade; vi har den sista uppgiften högst upp och vice versa. Detta är lätt åtgärdat. Tryck i schemat där beskrivningarna eller uppgifterna står uppradade. Se till att listan blir markerad genom att en rektangel omsluter själva listan.
Till höger har nu ’Formatera axel’ dykt upp igen. Tryck på ’Alternativ för axel’, den knappt som ser ut som ett stapeldiagram. Tryck sedan på menyrubriken ’Alternativ för axel’. Från rullgardinsmenyn välj ’Kategorier i omvänd ordning’ under ’Axelläge’.
Ordningen har nu blivit omvänd, och notera också att datumen har hamnat högst upp, istället för som tidigare, längst ned.
Snygga till
Nu är det i praktiken färdigt, det enda som behövs är lite putsning. Det första man bör göra är att trimma bort lite av den vita dödytan, mycket av den ytan som de blå staplarna har lämnat efter sig.
Detta göra man genom att klicka på något av datumen överst i schemat för att markera alla. Högerklicka och välj ’Formatera axel’. Under ’Alternativ för axel’, gå till ’Gränser’ och i ’Minimum’ kan man prova att ändra värdet lite godtyckligt för att få det som man vill. Ändrar man detta värde till det större, kommer beskrivningarna leta sig närmare den vertikala axeln i schemat (det vi vanligtvis kallar y-axel). Själv landade jag i värdet 44 495*.
*De som har ögonen på skaft ser att axeln med datum ser lite märklig ut. Detta då Excel själv har formaterat den. Har man samma problem som mig, kan man istället för ett godtyckligt värde, fylla i sitt första startdatum i ’Minimum’ och i ’Maximum’ fyller man i sitt sista. Eller ett datum strax innan sitt första startdatum och strax efter sitt sista. Prova!
Gör det samma för ’Huvudenhet’ under ’Enheter’, och se vad som händer. Ökar man värdet kommer utrymmet mellan datumen att utökas, och därför minska antalet datum som visas. Beroende på hur många datum man har och hur lång tidsperioden är, kan man få testa sig fram lite. Här landade jag dock i värdet 55, just för att datumen ska vara ganska nära varandra i det här fallet, men det ska inte bli oläsligt. Använd ’ÄndraTillbaka’ för att återställa värdena.
Ändra tjockleken på staplarna genom att än en gång trycka på någon av staplarna, och (om det inte redan är öppen vid det här laget) öppna ’Formatera dataserie’-menyn, genom att sedan högerklicka på en stapel. Under ’Alternativ för serie’ ändra ’Mellanrumsbredd’. Sänk värdet för tjockare staplar, och vice versa. Här nöjde jag mig med 60%.
Som pricken över i:et kan man lägga till en titel till Gantt-schemat, ändra färgen på staplarna, annat typsnitt på texten, välja skuggningar, lägga till och formatera stödlinjer, osv i all evighet. Man kan också prova en färdig layout för att prova hur det ser ut. Jag ska för sakens skull göra några av dessa saker.
För att byta färg på staplarna, trycker vi på färghinken i ’Formatera dataserie’, och väljer ’Färg’.
För att lägga till en rubrik i schemat, tryck någonstans i schemat. Ett plustecken kommer då att dyka upp i högra hörnet utanför diagrammet. Detta plustecken kallas ’Diagramelement’. Bocka i ’Diagramrubrik’ och dubbelklicka sedan på rubriken som har dykt upp för att redigera den.
Passa också på att göra beskrivningarna feta, genom att klicka på en beskrivning, och se till att samtliga befinner sig inom en liten rektangel som bör dyka upp. Högerklicka och välj ’Tecken’. Där hittar man alternativ för att fetlägga texten, byta teckensnitt, göra texten kursiv, färglägga texten osv.
Då var det klart – ett ganska simpelt Gantt-schema. Som sagt så tycker jag att man ska prova sig fram och se vad som blir bäst. Det kan krävas en del fixande för att få det riktigt snyggt. Vill man kan man prova en färdig diagramlayout, men förmodligen kommer man behöva ta bort det blåa i staplarna igen. Ett Gantt-schema kan man också skapa i Word eller PowerPoint. Det finns även färdiga mallar för Excel, PowerPoint och Word.
Är man intresserad av visualiseringar så en kurs i hur man gör datavisualiseringar i Excel. Är man mer nyfiken på Power BI, så erbjuds det en baskurs inom ämnet.
/Niklas på Learnesy
