Hur du använder Snabbåtkomstfältet i Excel samt mina personliga favoriter
Vill du läsa inlägget på engelska? Klicka här
Välkomna tillbaka, i dagens inlägg kommer vi titta på mina favoriter att i verktygsfältet snabbåtkomst där vi enkelt kan lägga ner våra favoritkommandon.
Vissa kommandon tillhörande de olika menyflikarna använder vi mer än andra och det är inte säkert att det finns något passande kortkommando, då är det en stark rekommendation att lägga till detta på verktygsfältet.
Tanken med detta fält är att kunna arbeta snabbt och effektivt och jag rekommenderar er att inte lägga ner för många kommandon här då ni riskerar att sitta och leta även här efter rätt kommando. Jag brukar normalt sett lägga ner max 16 stycken kommandon beroende på vad jag arbetar med, fler än så behövs inte då det är bra att försöka arbeta med kortkommandon så mycket som möjligt. Efter att man lärt sig kortkommandot till sin favorit kan man ta bort den.
Se lektionen om snabbåtkomstfältet i Learnesys kurs Excel bas
Lektion 3 i Learnesys kurs Excel bas (klicka på länken för mer info) går igenom hur du använder snabbåtkomstfältet och hur du skapar snabba genvägar till kommandon du använder ofta.
Med rabattkoden cmkstiller får du just nu 15% rabatt på Learnesys kurser
Lägga till favoriter
Att lägga till sina favoriter är super-enkelt, väl investerad tid och kan göras på flera sätta varav jag visar tre stycken nedan:
● Via alternativ
● Via import
● Via anpassning
● Via menyflikar
Nedan ser ni det mest övergripande sättet att lägga till favoriter. Via arkiv samt alternativ får man upp Excel-alternativ där man klickar Verktygsfältet Snabbåtkomst (pil 1), sen på det kommando man vill lägga till (2) och sist på lägga till (3). Man kan även importera en anpassningsfil (4) samt flytta upp och ner (5) favoriterna för att få dem i den ordning man vill ha.
Det näst snabbaste sättet är att klicka på ”Anpassa Verktygsfältet Snabbåtkomst” i just Verktygsfältet Snabbåtkomst som ni ser i bilden ovan till höger. Klicka på Fler kommandon. Det snabbaste sättet ser ni nedan där man helt sonika högerklickar på ett kommando under en meny och väljer lägg till i Verktygsfältet.
Mina favoriter
Mina favoriter är följande kommandon och jag rekommenderar er alla att hitta just era favoriter och lägga till dessa.
Jag har alltid valt att visa dessa under menyfliksområdet för att komma åt dem så snabbt det går men detta är en smaksak. Per automatik hamnar favoriterna över menyflikarna men genom att högerklicka kan man bocka för att ha dem under. Ni finner förklaringar till mina favoriter nedan. De flesta är ganska självklara vad de gör men jag kommer förklara vad jag använder några till.
Funktionsbiblioteket
Detta bibliotek har jag lagt till för om man vill och arbetar mycket med formler så ger det en bra översikt över de 14 kategorier med formler/funktioner. Man ser på ett visuellt sätt vad som finns i en enkel filterlista.
Markera hela Pivottabellen
Detta är ett för mig mycket värdefullt kommando och jag använder det ofta när jag sysslar med rapportering. Det kan vara lite bökigt om man tex behöver ta bort eller flytta en tabell att få med rätt område med sig. Då är det tidseffektivt att ha denna ikon och jag har heller inte lyckats hitta ett snabbkommando för detta.
Gruppera och dela upp grupp
Denna använder jag ofta då det i stora Excelark med data kan vara bra att kunna gruppera bort vissa sektioner tillfälligt, samtidigt som det lätt går att hitta dessa igen (se ikonen med plus). Detta utan att behöva leta efter området vilket man ibland får göra när man ”Döljer” en kolumn. Se skillnaden nedan på första och andra bilden. Jag brukar i resultatrapporter med underkonton gruppera rapporten i grupper och undergrupper för att kunna klicka fram olika delar på detaljnivå i taget. Detta är väldigt smidigt vid resultat genomgångar.
Målsökning
Målsökning är en funktion som är mycket användbar vid marginalanalys eller beräkningar som görs när man har ett måltal att nå. Jag använde denna funktion kontinuerligt vid ett av mina uppdrag då jag satt med lönsamhetsanalyser på ett FMCG bolag. Funktionen kan även med fördel användas vid simulering av resultat vid budgetprocesser.
Visa formel
Funktionen brukar jag använda för att lätt kunna få ett övergripande bild över hur en formel är ihop komponerad. Denna funktion kan vara påpasslig om man ärver en fil med formler eller tar över en beräkning som någon redan påbörjat alternativt om man behöver gå tillbaka för att förstå sin egen logik. Jag brukar ofta använda funktionen när jag sitter i möte och någon vill förstå hur man kommit fram till beräkningens resultat.
Felkontroll
Jag vill gärna slå ett slag för funktionen felkontrol. Med hjälp av denna formel brukar jag leta eventuella fel som kan uppstå i ett blad med flera formler eller kombinationer av formler. Detta samtidigt som man kan stega och titta på de olika momenten i formeln.
Hämta format
Hämta format är toppen då man snabbt kan markera en cell med penseln och plocka med sig formatet för att sen markera det område man vill formatera om.
Nästa inlägg
Jag hoppas ni fått lite tips av dagens inlägg. I nästa inlägg kommer vi titta på hur man kan arbeta med Emojis vilket numera är en del av vårt sätta att kommunicera och som numera har smugit sig in i Excel.
Välkomna att connecta med mig på LinkedIn samt gå in på Learnesys hemsida för mer information.
Carl Stiller i samarbete med Learnesy
