När man plottar flera olika serier eller kategorier i ett och samma diagram, kan det ibland bli väldigt svårt att läsa diagramförklaringen. I den här artikeln avhandlas knep för att komma runt detta. 

En diagramförklaring (eng legend) är en komponent i ett Excel-diagram som används för att förklara vad de olika färgerna eller symbolerna i diagrammet representerar. Den hjälper användarna att förstå data i diagrammet genom att ange vilken serie eller kategori varje färg eller symbol representerar.

I en Excel-diagramförklaring kan du vanligtvis se följande element:

• Seriebeskrivning: Detta är en kort beskrivning av den data som representeras av varje serie i diagrammet.
• Färg eller symbol: I diagrammet visas olika serier med olika färger eller symboler. Diagramförklaringen kopplar varje färg eller symbol till motsvarande seriebeskrivning.

I exemplet nedan är diagramförklaringen markerad i rött. Man lägger lättast till en diagramförklaring genom att markera diagrammet och gå till Diagramelement > Förklaring. 

För att ändra namnet på en serie kan man ändra cellen kopplat till serienamnet, förutsatt att diagrammet är upprättat på “korrekt” sätt. Eller genom att högerklicka på diagrammet och gå till Markera data, markera serien man önskar ändra namnet för och trycka Redigera.

För att läsarna av diagrammen inte ska behöva skifta fokus mellan dataserierna och förklaringen hela tiden är det en god idé att skapa egna förklaringar. Detta blir extra påtagligt när ett diagram innehåller många serier eller kategorier.

I videon nedan – tidigare publicerad på LinkedIn – används textboxar för att addera respektive serienamn i direkt anslutning till respektive dataserie. Vill man ha dessa textboxar mer dynamiska, går det givetvis att länka dessa direkt till de kolumn- eller radrubriker som finns i dataunderlaget. Detta gör man genom att skriva “=” i textboxen för att sedan välja cellen innehållande det namn man önskar.

Det går självklart även bra att använda dataetiketter för att göra detta. Själv föredrar jag dock textboxar då det ger större anpassningsmöjligheter. För att istället använda dataetiketter går man till diagramelement och lägger till dataetiketter. Notera dock att detta kan upplevas något krångligt då man först behöver ta bort alla dataetiketter som är överflödiga. Excel kommer nämligen då att infoga värden för samtliga datapunkter i diagrammet. Det sista man bör göra är att använda den sista datapunkten för att istället visa serienamnet och inte värdet.

Detta gör man genom att markera en dataetikett, högerklicka och välja Formatera dataetikett. I menyn finns valet alternativet Serienamn under Seriealternativ. 

Att skapa en diagramförklaring på det här sättet lämpar sig väldigt bra för linjediagram, men olika diagram eller grafer för med sig olika utmaningar. Speciellt specialdesignade eller anpassade diagram. Nedan ses en så kallad slopegraph. Dessa skiljer sig inte nämnvärt mycket från ett linjediagram. Vill man veta mer om slopegraphs kan man läsa det här.

Med det här diagrammet tvingas man använda färg och text på ett fiffigt sätt för att på så sätt skapa en förklaring för diagrammet. Notera att jag har valt att vara lite onödigt övertydlig här. Att lägga till en textbox rakt ovanför serien “Norge” är i det här fallet överflödigt då vi enkelt kan ser vad den mörkblåa färgen representerar i texten till höger i diagrammet.

Ett annat sätt att ge en tydlig diagramförklaring är med en kärnfull titel och textfärg. Nedan ses ett anpassat punktdiagram som använder sig just av detta.

Här blir det tydligt utifrån titeln att kvinnor representeras av de lila punkterna i diagrammet och män som de turkosa. Någon mer förklaring än så behövs inte i det här fallet. De gråa staplarna mellan datapunkterna binder dem samman och visar skillnaden i form av avståndet mellan dem på x-axeln.

Ett ytterligare exempel på hur man kan använda rubriken för att skapa en förklaring till diagrammet kan ses nedan. Här används en underrubrik för att färgkoda de olika staplarna; delsumma, minskning och ökning.

Ett sista tips är att försöka ha förklaringen så nära datapunkterna som möjligt. På så sätt slipper läsaren byta fokus när denne läser diagrammet eller grafen. En särskild utmaning kan vara cirkeldiagram, något jag hoppas skriva om i en kommande artikel.

Önskar man fler Excel-tips som dessa så uppmanar jag att hålla koll på Learnesys blogg, prenumerera på vårt nyhetsbrev och följa oss på LinkedIn.