Tvätta data del 3 av 3 – funktionerna SÖK, ERSÄTT och TEXT till kolumn
Idag fortsätter vi med att gå igenom hur man ”tvättar data”. Anledningen till att vi stöter på belopp i icke-numeriskt format beror ofta på att vi exporterat data från tex ett redovisningssystem eller sparar data i filformat såsom csv.
Vill du läsa inlägget på engelska? Klicka här
Se lektionen som lär dig SÖK/ERSÄTT – Snabbt hitta och/eller byta ut data i ett kalkylblad. Från Learnesys kurs Excel Bas
Avgöra om beloppen är numeriska
Det finns flera sätt att avgöra om beloppen är i icke-numeriskt format vilket vi tittade på i förra inlägget. Lättast är att markera cellerna med datan och se om får en summa i statusfältet.
Genom att anpassa statusfältet att visa antal numeriska tal så kan du även snabbt se om antalet celler som är markerade är samma som antalet numeriska antal.
Andra format
Format som jag ofta erhåller när jag arbetar för bolag med amerikanska ägare är format enligt nedan bild. Då dessa belopp är formaterade som text så går det inte att formatera om dem utan de behöver behandlas på annat sätt innan de kan formateras om från text till numeriskt värde.
Nedan ser ni exempel på att vissa belopp kan se ut som om de är numeriska fast de är av textformat och vice versa. Det gäller alltså att hålla ögonen öppna och göra lite test innan man använder siffrorna.
Punkt istället för komma eller komma vid tusental
Amerikanska bolag tycker om att placera ett dollartecken framför sina siffror genom specialformatering. Ofta går det då att enkelt formatera om.
Det är inte alltid det går så enkelt att formatera om då de ofta använder komma vid tusental samt att de även använder punkt där vi använder komma för decimaler. Denna variant går att lösa relativt snabbt enligt nedan steg.
Ctrl+B för ”Sök och ersätt”…välj komma först samt ersätt med blankt
Sen gör man samma sak med punkt men väljer komma istället för blank:
I denna process behöver man bearbeta det felaktiga kommat först, vid tusental, då man i steg två kommer lägga till ett komma istället för punkten.
Mellanrum efter tusental
På samma sätt ersätter vi blankt mellanrum efter en siffra. Men istället söker vi på mellanslag (space) samt ersätter med…inget. Se nedan:
Text till kolumn
Text till kolumn är användbart då man har olika typer av information i en och samma cell som man behöver separera för att kunna nyttja datan för analys eller rapportering. Se nedan två exempel där vi ser ett mellanrum i första exemplet samt att i det andra exemplet så sitter nummer och text ihop.
Vi går till funktionen ”Omvandla text till kolumn” under datamenyn.
Här finns det två olika val, antingen nyttjar avgränsade fält eller med fast bredd. I vårt första fall fungerar det med Avgränsade fält då vi har blanksteg mellan de numeriska värdena samt texten ”SEK”.
Vi bockar bort förvalet tabb och väljer blanksteg. Ni ser här att det finns flera automatiska val men att man även kan välja ”Annan” samt skriva in vilket tecken som ska gälla.
Efter att ha klickat på slutför så får vi ovan slutresultat.
Den andra varianten är då vi ser text precis intill ett numeriskt värde. Vi kan då använda funktionen Med fast bredd enligt nedan.
Vi klickar på 4 snäpp på linjalen för att få en pil/linje.
Slutligen klickar vi på nästa för att få en preview alternativt slutför.
I denna variant av funktionen kan vi lägga in flera pilar om det skulle behövas för att dela upp mer komplicerade kombinationer av siffror, tecken och text.
Nästa inlägg
Vi har nu tittat på att ersätta olika format där punkt, komma eller mellanrum gör att beloppen är av icke-numeriskt format. I nästa inlägg kommer vi börja titta på rapportering samt hur man enkelt kan bygga visuella samt informativa rapporter på ett enkelt sätt i Excel.
Välkomna att connecta med mig på LinkedIn samt gå in på Learnesys hemsida för mer information.
