Hej på er alla Excel-fantaster, här kommer matnyttig info om Pivottabeller samt hur man lätt arbetar med data från olika flikar.

Läs inlägget på engelska här.

Pivottabeller

Den enklaste varianten av rapportering görs med hjälp av Pivottabeller efter att ha tvättat data vilket jag visat i ett tidigare inlägg. Tabellerna är enkla att lära sig och använda och otroligt användbara då de primära användningsområdena är att använda dem för att sammanfatta, utforska, analysera och presentera data. Det som är bra är att man kan ansluta till externa datakällor, såsom SQL Server-tabeller samt att man kan filtrera rapporterna med en filterlista. Jag använder Pivottabeller till det mesta och främst för nedan arbete.

• Statistiska rapporter
• Säljrapporter
• Kvalitetssäkring av månadsbokslut
• Personalanalys, antal anställda
• All möjlig analys

Se lektionen som lär dig att lägga till beräkningsfält. Från Learnesys kurs Pivottabeller fördjupning

Det som är bra med pivottabeller är att man kan vrida och vända på datan samt snabbt analysera och dra slutsatser. För att exemplifiera flexibiliteten så har jag satt ihop säljinfo från ett fiktivt taxibolag för att visa vad man kan få ut genom snabba justeringar i tabellen. Under min tid på Taxi Stockholm satt jag med omfattande pris- och reseanalyser. För en ekonom och statistiker är detta otroligt roligt och givande om man vill förstå verksamheten och syssla med affärsanalys. Nedan ser ni först exempel på rådatan som innehåller; prisinfo, priskategori, område för resan samt tidsspann:

Vi kan enkelt göra en övergripande rapport över försäljningen samt även en mer detaljerad där vi visar områdena:

Vi ser att Eftermiddag samt Kväll är de tidsspannen där folk spenderar mest på taxi, vi ser även att Centrala delen av staden är mest trafikerad samt att Norra delen kommer på andra plats av 4. Vi ser snabbt vilka tidsspann som är störst inom varje region. Men vi vill analysera djupare vilka Område + Tid som är störst så vi skapar en ny dimension som kallas just för Område + Tid för att se resultatet av kombinationen:

Vi ser nu klart och tydligt vilka områden samt tidsspann som har mest omsättning under året. Då vi har tillgång till priskategori i rådatan så kan vi även analysera denna. Genom att välja priskategori som en av faktorerna i vår pivottabell samt om vi väljer antal resor i stället för intäktssumma av resorna så får vi fram frekvensen enligt nedan:

Vi kan med hjälp av denna bild dra slutsatsen att man reser olikartat i de olika områden av staden. I Centrum samt Norr så sker flest resor inom medelkategorin men den högsta priskategorin är nästan lika omfattande i centrala staden. Samtidigt så sker lika många resor i högsta som lägsta kategorin i Söder och i Väst så är det en jämn spridning. Detta gör att vi vill dyka ännu djupare för att förstå Centrum bättre som är det mest inkomstgivande området.

Vi ser att kväll är den viktigaste framgångsfaktorn i Centrala staden samt att man främst åker dyra taxiresor oavsett tid på dygnet. Denna typ av information är viktig att veta när man fattar strategiska beslut om var och när taxibilarna ska trafikera staden.

Man kan med hjälp av pivottabell diagram även göra lättförståeliga pivotdiagram att presentera när man för analytiska diskussioner med tex CFO, VD eller sälj- och områdeschefer.

Som synes är pivottabeller ett mycket kraftfullt verktyg där man både kan behandla, sammanställa, analysera samt rapportera en omfattande mängd data och faktorer!!

Flytta en pivottabell

Ett kommando jag brukar lägga till på verktygsfältet, när jag som konsult får en ny arbetsdator är, ”Markera och Flytta Pivottabell”. Om man vill kan man välja ”Markera hela Pivottabellen” och spara denna på verktygsfältet. Detta sparar en hel del tid när man arbetar med funktionen.

Se de två sista ikonerna nedan:

Pivottabeller med data i olika flikar

Data i olika flikar kan konsolideras med hjälp av Power Query men det finns även ett snabbt sätt att lösa problemet på genom ett old school knep som man tog bort i uppdateringen 2007 som ett standardval.

Tryck Alt + D

Detta öppnar upp Office åtkomstnyckel……tryck…P…..klicka i ”flera konsoliderings områden”…nästa…

välj att skapa sidfälten själv. Det tredje steget är att markera samt döpa de områden man lägger till.

Lättast är att välja tabellen på en ny flik och du ser att vi per automatik har en filtrering för de olika flikarna. Som en bonus kommer jag även dela med mig av ett tips till om man vill skapa en rådata flik som innehåller alla flikar data!

Ta först bort alla kolumner samt rader i tabellen, dubbelklicka sedan på totalvärdet.

Nästa inlägg

Vi har nu gått igenom vilket kraftfullt verktyg pivottabeller är samt exemplifierat hur man kan vrida på datan och snabbt få fram olika analyser. I nästa inlägg kommer jag gå igenom hur man använder beräkna fält i pivottabeller.

Välkomna att connecta med mig på Linkedin samt gå in på Learnesys hemsida för mer information.

Carl Stiller i samarbete med Learnesy