Datatvätt är en betydande färdighet att kunna, speciellt då många arbetsplatser tenderar att bli mer och mer datadrivna. För att data ska hålla högsta kvalité, krävs det kännedom om hur man eliminerar tomma celler, eller tar bort felaktig och föråldrad information. Den här artikeln kommer därför behandla 8 tekniker för rengöring av data i Excel.

Ofta kan data dupliceras utan användarens vetskap. För att eliminera dubbletter krävs inga krångliga formler – Excel har en inbyggd funktion för att hantera dubbletter.

Nedan har en dubblett noterats i en personallista. Under ’Data’-fliken i området ’Dataverktyg’ finns ’Ta bort dubbletter’. Trycker man på denna kommer en dialogruta upp.

Trycker man sedan ’OK’ kommer man få en verifiering om att dubblettvärden är borttagna. Notera här att rubrikerna inte är markerade. Jag behöver därför markera ur rutan som säger ”Mina data har rubriker”. Den är per standard imarkerad, var därför alltid noga med huruvida den ska vara det eller inte.

Ibland kan en cell ha flera dataelement åtskilda av en avgränsare, t ex ett komma eller ett semikolon.

Ett mellanslag kan också vara en avgränsare. Man kan då separera för– och efternamn, t ex. Nedan är ytterligare en personallista. För att dela upp namnen i kolumn A, behöver man återigen gå till området ’Dataverktyg’. Där trycker man på ’Text till kolumner’, var på en dialogruta dyker upp.

Dialogrutan talar om för användaren att detta är 1 av 3 steg. Säkerställ att ’Avgränsade fält’ är imarkerad och tryck ’Nästa’. Under ”Avgränsare” ska endast ”Blanksteg” vara imarkerad. Tryck återigen på ’Nästa’ och sedan slutför, om det inte är så att man vill passa på att formatera sin data, vilket man kan göra under ”Kolumndataformat”. Man får då följande resultat:

Formatering kan i det här fallet vara något så enkelt som en färglagd cell, ett textformat eller en cell med högerjusterad text. Det kan även vara ett logiskt villkor som tillämpas med hjälp av villkorsstyrd formatering.

Faktum är att det är väldigt enkelt att ta rensa en cell från all formatering. Det enda man behöver göra är att under ’Start’-fliken, gå till området ’Redigering’ och sedan trycka ’Radera format’.

Det finns dessutom flera alternativ. Man kan välja ’Radera allt’, då kommer format och data i den valda cellen, försvinna allt som.

Det finns också ett specialfall. Vill man bli av med villkorsstyrd formatering, kan man göra det genom att under fliken ’Start’, gå till området ’Format’ och tryck på ’Villkorsstyrd formatering’. En rullgardinsmeny kommer då dyka upp, varifrån man får alternativ för att radera villkor i markerade celler eller för hela kalkylbladet.

Det går att ändra på texten i en cell med tre smarta funktioner – VERSALER(), GEMENER(), och INITIAL().

Funktionen VERSALER() fungerar precis som den låter. Funktionen har bara ett argument. Man kan välja att fylla i egen text – omslut textsträngen med citationstecken – eller välja en eller flera celler. Funktionen kommer då omvandla alla små bokstäver till stora.

GEMENER() fungerar på exakt samma sätt, men motsatt. Välj en cell eller ett cellområde för att samtlig text ska visas som små bokstäver.

INITIAL() däremot, konverterar alla bokstäver till gemener, förutom den första bokstaven i textsträng, som kommer omvandlas eller förbli en versal.

Man kan markera celler innehållande ett felkriterium genom att använda villkorsstyrd formatering.

Nedan syns en firma vars avdelningar måste klara ett uppsatt leveransmål på 98%, minst 4 gånger på ett halvår. Man kan man med villkorsstyrd formatering markera de cellerna som innehåller en procentsats lägre än 98%. Gå till ’Villkorsstyrd formatering’ och ’Regler för cellmarkering’. Välj där ’Mindre än’ och fyll i ett värde eller välj en cell innehållande det kriterium som ska användas.

Man kan använda funktionen RENSA() för att ta bort onödiga blanksteg eller ”tabbar”. Data innehållande en massa blanksteg kan uppstå om man kopierar in data i ett kalkylblad, från en annan datakälla.

Excel har en inbyggd funktionalitet kallad, ’Ersätt’. Vad denna gör är att den söker på förekomsten av ett värde och man kan då välja att ersätta det värdet med ett annat. Andvänd snabbkommandot Ctrl + H eller gå till ’Start’-fliken, och till området ’Redigering’ och tryck ’Sök och markera’. Välj ’Ersätt’. Här kan man i det här fallet välja att ersätta ’Datatvätt’ med ’Datamanipulation’.

Det finns en stavningskontroll, likt den man har automatiskt i Word. Under fliken ’Granska’, gå till området ’Språkkontroll’ och tryck ’Stavning’. Här finns alternativet ’Autokorrigering’ vilket ändrar det felstavade ordet till det korrekt stavade. Notera här att stavningskontrollen inte tar grammatik i beaktning. Som det går att se är ordet datatvätt särskrivet, och korrigeras inte.

Dessa 8 tekniker är ganska simpla och grundläggande. Det går självklart bra att skapa makron för datatvätt, men det kräver oftast goda kunskaper i VBA. Ett annat sätt är att använda Power Query, vilket kommer avhandlas i en kommande artikel.

Flera av funktionerna och funktionaliteterna som tas upp i den här artikeln, innefattas av kursen Excelfunktioner Fördjupning och flera därtill. Nedan kan man se en exempellektion på hur man använder funktionerna VERSALER(), GEMENER() och INITIAL().

/Niklas på Learnesy

“I denna lektion kommer vi att lära oss tre funktioner som ändrar en textrads skiftläge: VERSALER, GEMENER, och INITIAL.
Varje funktion har endast ett argument: Cellen som innehåller texten vi vill förvandla.
Om vi vill att texten ska ersättas av stora bokstäver skriver vi in Lika med, VERSALER, och markerar cellen…
Samma sak fungerar med funktionen GEMENER om vi vill att alla bokstäverna ska vara små.
Om vi ersätter GEMENER med INITIAL så förändras den första bokstaven i varje ord till stor bokstav, medans resten förblir små.
Allt detta kan också göras genom att gå in i själva funktionen, och skriva in vår text inom citationstecken.
I denna lektion har vi gått igenom hur man kan använda funktionerna VERSALER, GEMENER och INITIAL för att förändra en textrads skiftläge.”