Rapporten

Om vi har en klar rapport i Excel så kan den eventuellt innefatta ganska mycket information. Om så är fallet, låt den stanna i Excel. Om man behöver infoga en rapport till tex ett Town Hall möte så fyller en omfattande rapport ingen funktion, håll det enkelt! Ingen som tittar på en Power Point presentation kommer kunna ta emot för mycket information då det kommer bli otydligt och förvirrande.

Nedan rapport till exempel, denna är alldeles för omfattande att ha med i en Power Point presentation:

Vid presentationer, håll nere den numeriska informationen till enbart det som behövs och inte mer. Nedan rapport på gruppkontonivå fungerar bättre:

Att göra rapporten än mer visuellt är även ett bra alternativ. Nedan rapport är ett vattenfall diagram. Denna typ av diagram visar väldigt tydligt beloppen, intäkterna samt hur kostnadsposterna påverkar resultatet.

Sätt att lägga in rapporter

Det finns olika sätt att lägga in rapporter i en presentation, de har lite olika för- och nackdelar vilket jag deklarerat nedan.

1. Klippa och klistra

Enklaste sättet och går snabbast. Om man kopierar en Excel rapport kan man nyttja Ctrl C samt Ctrl V för att klistra in bilen. När man klistrar in brukar bilen sällan ha rätt storlek så man behöver göra ett steg till och det är att välja inklistringsalternativ.

De olika ikonerna innebär olika kommandon:

1. Målformatmallar
2. Bevara källformatering
3. Bädda in
4. Bild
5. Behåll endast text

Första alternativet blir inte snyggt på ett visuellt sätt och på alternativ 2 kan man av misstag komma åt siffrorna. Sista alternativet är enbart text. Jag brukar välja att klistra in bild då detta brukar vara den smidigaste lösningen, dock kan bilden bli något otydlig.

2. Skärmklippsverktyget

Detta verktyg är flexibelt samt går fort att använda. Jag brukar ha detta verktyg på mitt aktivitetsfält då jag använder det så ofta. När man klickar på ”nytt” så blir bakgrunden man har öppen lite dimmig och man kan markera området man vill kopiera. Jag hade en CFO en gång som jag rapporterade till som irriterade sig på att bilderna blev alldeles för otydliga med detta verktyg…man kan inte alltid göra alla nöjda ☹.

3. Paint

Det jag har märkt är att rapporterna blir skarpast om man först kör en Ctrl C samt Ctrl V i Paint och justerar storleken. Som ni ser nedan så ser ni bara rapporten och ingen vit bakgrund.

Jag brukar spara som PNG fil, sen klistrar man in som fil via infoga menyn. Denna variant tar lite längre tid men resultatet blir bra.

4. Infoga skärmbild

Man kan numera även infoga skärmbild vilket är en snabb lösning men optimerar inte sido-användandet.

5. Klistra in special

Denna variant gör att man kan klistra in bilder/rapporter som länkas till Excelrapporten och uppdateras om Excel gör det. Man kopierar Excelrapporten, går till PowerPoint och på Start-menyn väljer man klistra in special…Klistra in länk.

Före justering…

Efter justering…

Jag personligen har slutat använda denna version då det ibland blir problem med rapporter som uppdateras i PowerPoint material. Det sista man vill är att siffrorna ändras precis innan ett möter.?

Slutsats

Mina favoriter är således efter betyg:

Nästa inlägg

Detta lite kortare inlägg har behandlat olika sätt att klistra in bilder samt tips vad man bör tänka på vid presentationer. Nästa inlägg kommer handla om visualisering med hjälp av villkorsstyrd formatering.

Välkomna att connecta med mig på Linkedin samt gå in på Learnesys hemsida för mer information.

Carl Stiller i samarbete med Learnesy