Att använda AI i arbetslivet kan kännas överväldigande, men det behöver inte vara så. Faktum är att verktyg som ChatGPT kan vara ett otroligt värdefullt tillskott för att förenkla din arbetsdag – om du vet hur du ska använda det rätt. Kanske har du stött på utmaningar, som att svaren ibland inte riktigt passar dina behov eller att det känns svårt att veta hur man ska formulera sina frågor. Det här är vanliga upplevelser, men med några enkla knep kan du snabbt lära dig att utnyttja AI på bästa sätt för att göra ditt arbete både effektivare och roligare.

I denna guide får du praktiska tips för att komma igång direkt och börja använda ChatGPT för att lösa vardagliga uppgifter på jobbet, från att skriva e-post till att hantera rapporter och mötesplanering. Upptäck hur du kan göra AI till din bästa arbetskamrat och underlätta ditt dagliga arbetsflöde på ett smartare sätt.

När du ställer en fråga, se till att vara så specifik som möjligt för att få ett relevant svar. Om frågan är för vag kan det leda till ett otydligt svar. Till exempel:

• Istället för att fråga “Hur gör jag en rapport?”, kan du fråga “Hur skriver jag en månadsrapport för försäljningen?”

Om du får ett svar men behöver mer information, kan du ställa följdfrågor för att förtydliga eller få djupare förståelse. ChatGPT kan fortsätta från där ni slutade, så du behöver inte börja om varje gång.

• Exempel: Om du får instruktioner för att sätta upp ett möte, men inte förstår ett steg, kan du fråga: “Kan du förklara hur jag lägger till externa deltagare i mötesinbjudan?”

ChatGPT kan hjälpa med många arbetsrelaterade ämnen, som att skriva e-post, förstå affärstermer, organisera projekt eller till och med ge tips på hur man håller bättre möten. Det är ett mångsidigt verktyg, men kom ihåg att vissa saker (som känsliga beslut eller personalfrågor) ibland är bättre att diskutera med en människa.

Om du inte får ett bra svar första gången kan du alltid formulera om din fråga. Kanske behöver du bara vara lite tydligare eller lägga till mer information. Om du till exempel frågar “Hur kan jag förbättra mitt schema?” kan du prova med “Hur kan jag organisera mitt dagliga schema för att vara mer effektiv på jobbet?”

ChatGPT kan vara ett fantastiskt verktyg för att snabbt lära sig nya saker på jobbet. Om du stöter på ett begrepp eller en arbetsuppgift du inte är bekant med kan du enkelt fråga och få en snabb förklaring. Exempel:

• “Vad är skillnaden mellan brutto- och nettovinst?”
• “Vad är det snabbaste sättet att skapa diagram i Excel för att visualisera försäljningsdata?”

Även om ChatGPT är bra på att ge information och förslag, kan det ibland ha fel eller sakna den senaste informationen. Därför är det viktigt att ibland dubbelkolla fakta, särskilt om det är något kritiskt för ditt arbete, som en viktig deadline eller laglig information.

Om du arbetar på kontor och behöver hjälp med en arbetsuppgift kan du fråga:

• “Kan du ge en exakt analys av den här datan?” – (AI kan göra beräkningar, men det är bra att dubbelkolla och använda kritiskt tänkande.)
• “Är det här den mest uppdaterade informationen om skatteregler?” – (Viktigt att komma ihåg att AI kanske inte har den senaste juridiska eller ekonomiska informationen.)

ChatGPT kan bli ett värdefullt verktyg i ditt dagliga kontorsarbete, om du använder det på rätt sätt. Oavsett om du behöver hjälp med att strukturera en rapport, lära dig något nytt eller skriva ett professionellt meddelande, är det bara att vara tydlig, ställa följdfrågor och utnyttja de möjligheter AI erbjuder. Med dessa enkla steg kan du arbeta effektivare och få snabb tillgång till den information du behöver.

Till vardags egen konsult inom ekonomi och analytics, och är skapare av den nylanserade kursen “ChatGPT på arbetsplatsen“.