Nedan följer sju stycken av mina mest användbara tips för datahantering i Excel, utan inbördes ordning. Har du något tips du vill dela med dig av? Dela med dig då i vårt forum!

För att konvertera ett område till en tabell, ställ dig någonstans i din matris och tryck ’Ctrl’ + ’T’. Excel kommer då automatiskt ge ett förslag på ett område innehållande data, för vilket du vill konvertera till en tabell.

Fördelen är inte bara att du kan filtrera dina data med filterknapparna. Du kan även infoga en summarad eller använda tabellen tillsammans med ett utsnitt.

Ytterligare en fördel är att man slipper fylla sina formler nedåt. Excel i stället detta automatiskt.

Notera även att nya bredvidliggande kolumner automatiskt blir en del av tabellen.

Nedan syns att datamaterial för vilket vi har en fördelning av olika svarsalternativ. Vi vill formatera dessa tal till procent. Gör vi detta på det traditionella viset genom att markera cellerna och trycka på ’Procent’ på Tal-gruppen under Start-fliken, kommer alla tal multipliceras med 100.

Tryck ’Ctrl’ + ’Z’ för att återgå till det föregående formatet, och skriv i stället ”1%” i cell C2. Kopiera sedan C2 och markera de tal som ska formateras till procent. Högerklicka på matrisen av värden och tryck ’Klistra in special’. Därefter väljer man ’Multiplicera’ och sedan ’Ok’. Talen har då fått procentformat istället.

Det kan vara snyggt med ett enhetligt format på diagrammen. Vad man vill slippa göra är dock att formatera ett diagram manuellt för var diagram man skapar.

Markera det diagram vars format som ska kopieras. Tryck ’Ctrl’ + ’C’ och välj sedan det oformaterade diagrammet. Gå till ’Klistra in special’, och välj ’Format’. Båda diagrammen har nu samma format. Glöm inte att ändra eventuella axeltitlar. Har du inga axeltitlar? Slarva in med dem! Ha som vana att alltid lägga till det.

För den som bara vill ha kortkommandon, kan man göra detta genom att markera diagrammet, vars format vi vill kopiera, markera det oformaterade diagrammet följt av ’Alt’ + ’W’ + ’V’ + ’.’ + ’Nedåtpil’ + ’Retur’.

Markera all data med ’Ctrl’ + ‘A’ och tryck sedan ’Alt’ + ’F1’. Excel kommer då infoga ett förvalt standarddiagram. Vill man ändra standarddiagram, kan man högerklicka på det befintliga diagrammet och trycka ’Ändra diagramtyp’. Byt mellan flikarna ’Rekommenderade diagram’ och ’Alla diagram’ för att hitta ett som passar. När man väl har gjort det, högerklickar man på diagrammet och väljer ’Använd som standard’.

Nog för att tabeller är väldigt bra, men vill man formatera en matris baserat på värdet i en cell, finns det ett väldigt snabbt knep.

Markera en cell innehållande värdet att sortera efter. Högerklicka och gå till ’Filter’ och tryck ’Filtrera efter den markerade cellens värde’. Detta med endast två (nåja) musklick!

Power Query är ett program för att transformera och förbereda data. Med Power Query kan du hämta data från källor och tillämpa transformationer med Power Query-redigeraren. Man hittar Power Query under ’Data’-fliken, under gruppen ’Hämta och transformera data’.

Power Query är ett business intelligence-verktyg som numera är integrerat i Excel. Man kan importera data från ett stort antal källor, omvandla och tvätta data – allt för att justera datamaterial till ens egna behov.

Power Query har flera användbara funktioner inbäddade i den, som att lägga till data och skapa relationer mellan olika datamängder. Detta kallas sammanslagning av datamängderna. Vi kan också gruppera och sammanfatta data med hjälp av Power Query. Detta är enligt mig ett mycket kraftfullt verktyg som fler kan få användning av.

Felkontroll är en del av Excels granskningsverktyg. Den är inställd för att kontrollera formler efter fel.

Felkontrollverktyget kommer inte nödvändigtvis att hitta alla fel, men det är ett användbart granskningsverktyg eftersom det arbetar genom ditt dokument för att flagga upp de fel det upptäcker. Under fliken ’Formler’ har du avsnittet ’Formelgranskning’.

Trycker man ’Alternativ’ kan man även ställa in vilka typer av regler felkontrollen ska arbeta efter.

Hoppas ni finner dessa tips användbara för att jobba smartare i Excel. Excel är fullt av dessa kortkommandon och genvägar till olika funktionaliteter. Gör man någonting i Excel väldigt ofta, bör man hitta en liknande genväg som sannolikt även existerar.

Ett ytterligare tips är att besöka vår kurssida. Där finns en Excel-kurs för alla. Håll även utkik kommande veckor då Emil & Marcus ger sina tips.

/Niklas på Learnesy