Om du leder ett logistik- eller speditionsteam i Sverige eller Norge vet du redan hur stor del av det dagliga arbetet som sker i Excel. Fraktkostnadsuppföljning, leveransrapporter, transportörsjämförelser och kostnadsanalyser – listan kan göras lång.

Problemet är sällan att teamet inte använder Excel. Problemet är att många aldrig har fått någon ordentlig utbildning i programmet. De kopierar formler från kollegor, googlar lösningar i farten och bygger kalkylblad som bara de själva förstår.

Förr eller senare börjar man som teamledare eller HR-chef tänka att hela teamet borde få en ordentlig Excelutbildning. Men när man börjar jämföra alternativen inser man snabbt att de flesta onlinekurser i Excel är byggda för enskilda användare – inte för logistik- och speditionsteam.

Så vad är det egentligen viktigt att leta efter? Här är de tre saker som spelar störst roll.

Varför är Excelutbildning så viktigt för logistikteam?

Innan vi går in på vad du bör leta efter är det värt att stanna upp och fundera på varför det här faktiskt är viktigt att lösa på rätt sätt.

Logistik är ett av de mest dataintensiva områdena i många verksamheter. Ditt team arbetar dagligen med leveransvolymer, fraktkostnader, ledtider, leverantörsdata och lagernivåer. När all den informationen hanteras i röriga kalkylblad uppstår misstag. Kostnader missas. Rapporter tar längre tid än nödvändigt. Beslut fattas på bristfälligt underlag.

Excelkunskaper är idag i princip ett krav inom logistik och supply chain, och det är vanligt att de efterfrågas redan i rekryteringsprocessen. Trots det har många logistikteam aldrig fått någon formell Excelutbildning. De flesta lär sig längs vägen, vilket leder till stora skillnader i kunskapsnivå mellan olika medarbetare.

En bra Excelutbildning förbättrar inte bara den individuella produktiviteten. Den skapar också ett mer enhetligt arbetssätt i hela teamet, vilket gör arbetet snabbare, mer strukturerat och enklare att följa upp.

Vad ska du egentligen leta efter i en Excelutbildning online?

Det finns mängder av plattformar och onlinekurser att välja mellan. De flesta lovar att de täcker allt. Men om du ansvarar för utbildning för ett logistik- eller speditionsteam finns det tre saker som tydligt skiljer de lösningar som faktiskt fungerar från dem som bara ser bra ut på ytan.

1. Matchar innehållet hur ditt team faktiskt arbetar?

Det här är den viktigaste frågan – och samtidigt den punkt där många generiska utbildningsplattformar brister.

En Excelkurs som riktar sig till en bred kontorspublik lär ofta ut samma innehåll till en logistikkoordinator som till en marknadsassistent eller receptionist. Det kan fungera för att lära sig grunderna, men det hjälper inte ditt team att arbeta snabbare och smartare i sin faktiska vardag.

Den mest effektiva Excelutbildningen utgår från de problem och arbetsuppgifter teamet faktiskt arbetar med varje dag. För logistik- och speditionsteam handlar det om fraktkostnadsmodeller, leveransuppföljning och stora dataexporter från transport- eller affärssystem. Det handlar om att bygga jämförelsetabeller för transportörer och använda pivottabeller för att analysera leveransprestanda per rutt.

När exemplen i utbildningen känns relevanta och påminner om de kalkylblad teamet redan arbetar i blir engagemanget också betydligt högre. Medarbetarna slutför utbildningen och börjar använda det de lärt sig direkt i arbetet.

Om kursinnehållet däremot känns generiskt – till exempel VLOOKUP förklarat med hjälp av en påhittad produkttabell – tappar många intresset redan efter de första lektionerna.

Vad du bör kontrollera:
Fråga leverantören om de erbjuder branschanpassat innehåll för logistik eller spedition. Be gärna att få se en exempellektion. Om allt innehåll känns generellt och skulle kunna riktas till vilken kontorsanställd som helst, är det förmodligen också så det är byggt.

2. Kan HR faktiskt hantera och följa upp utbildningen?

De flesta plattformar för Excelutbildning är byggda för privatpersoner som köper en kurs till sig själva. Det fungerar bra om det handlar om en enskild medarbetare som vill utveckla sina kunskaper. Men om du ska rulla ut en onlinebaserad Excelutbildning till ett logistikteam på 15, 30 eller 80 personer blir den typen av lösning snabbt mer administrativt krävande än hjälpsam.

Du behöver kunna se vem som har påbörjat utbildningen, vem som har slutfört den och vem som ännu inte ens loggat in. Du behöver kunna tilldela licenser, ta bort åtkomst när någon slutar och snabbt kunna ta fram rapporter över genomförandet när ledningen efterfrågar det.

Det som egentligen behövs är en tydlig adminpanel där HR och teamledare kan följa hela utbildningsinsatsen på gruppnivå. Du ska enkelt kunna se vilka som ligger i fas, vilka som behöver en påminnelse och hur långt olika team har kommit.

Det här är extra viktigt inom logistik och spedition, där team ofta förändras över tid. Nya chaufförer, koordinatorer och speditörer tillkommer löpande. Då behöver det vara enkelt att lägga till nya användare och följa upp deras utveckling från dag ett – utan att behöva kontakta supporten varje gång.

Vad du bör kontrollera:
Fråga om plattformen har en dedikerad adminpanel för HR och chefer. Kontrollera också om ni själva kan hantera licenser, användare och rapporter utan att behöva gå via supporten. Om allt måste hanteras manuellt är det ofta ett tecken på att plattformen inte är byggd för teamutbildning i företag.

3. Är utbildningen faktiskt på ditt teams språk?

Det här kan låta självklart, men är något många företag underskattar när de väljer en onlinebaserad Excelutbildning. Ofta jämför man främst pris, innehåll och varumärke – men glömmer hur stor skillnad språket faktiskt gör för inlärningen.

Många av de största internationella utbildningsplattformarna, som LinkedIn Learning, Udemy och Coursera, erbjuder främst sina Excelkurser på engelska. För logistik- och speditionsteam i Sverige eller Norge innebär det ett extra lager av komplexitet i varje lektion.

Problemet är sällan att medarbetarna inte kan Excel. Problemet är att de försöker lära sig ett tekniskt verktyg på sitt andraspråk. Det gör att förståelsen sjunker, att vissa moment behöver ses flera gånger och att en del deltagare tappar motivationen längs vägen.

När utbildningen istället är producerad på svenska eller norska försvinner mycket av den friktionen. Teamet kan fokusera på själva arbetsmomenten i Excel istället för att lägga energi på att tolka språket. Och när utbildningen dessutom använder terminologi från logistik och supply chain på deltagarnas eget språk blir inlärningen både snabbare och mer relevant.

Det här blir ännu viktigare när utbildningen rullas ut till hela team eller avdelningar. Om en del av deltagarna tappar engagemanget på grund av språket blir också effekten av utbildningsinsatsen sämre.

Vad du bör kontrollera:
Säkerställ att utbildningen faktiskt är producerad på svenska eller norska – inte bara textad. Undertexter och översatta gränssnitt är inte samma sak som en utbildning skapad för nordiska användare. 

Hur Learnesy är byggt för nordiska logistikteam

Learnesy är utvecklat med just de här tre områdena i fokus. Det handlar inte om en generell utbildningsplattform som råkar erbjuda en Excelkurs, utan om onlinebaserad Excelutbildning anpassad för nordiska företag och team.

Plattformen innehåller bland annat en dedikerad Excelkurs för inköp, logistik och spedition, framtagen med input från branschen för att spegla det arbete teamen faktiskt utför i vardagen. Lektionerna är korta, praktiska och utformade för att fungera i en vanlig arbetsdag – inte störa den.

Via adminpanelen kan HR-chefer och teamledare enkelt följa upp genomförande, hantera licenser och få en tydlig överblick över teamets utveckling. Det går snabbt att se vilka som kommit igång, vilka som ligger i fas och vilka som kan behöva en extra påminnelse.

All utbildning produceras på svenska och norska – inte som översatta undertexter, utan som kurser skapade för nordiska användare från början.

Sedan 2014 har Learnesy arbetat med över 500 organisationer i Norden. För logistik- och speditionsteam som vill skapa en mer enhetlig och praktisk Excelkompetens i organisationen är det ett av de tydligaste alternativen på marknaden..

Du kan utforska Excelkursen för inköp och logistik här.

Andra kurser tillgängliga från Learnesy

•       Excelkurs Bas
•       Power BI Bas
•       Microsoft Copilot
•       Excel Fördjupning
•       Excel för ekonomer
•       ChatGPT på arbetsplatsen

Alla kurser ingår i paketet Alla Kurser, vilket ger teamet tillgång till hela kursbiblioteket via en gemensam teamlicens. För företag som vill utbilda flera avdelningar samtidigt är det ofta det mest kostnadseffektiva upplägget.

Sammanfattning

Om du letar efter en Excelutbildning online för ett logistik- eller speditionsteam i Sverige eller Norge finns det framför allt tre saker som spelar roll: att innehållet speglar det arbete teamet faktiskt utför, att HR enkelt kan följa upp utbildningen via en adminpanel och att kurserna levereras på svenska eller norska.

Många utbildningsplattformar lyckas med någon av dessa delar. Betydligt färre lyckas kombinera alla tre. Learnesy är utvecklat specifikt för nordiska företag och team som vill arbeta mer strukturerat, effektivt och praktiskt med Excel.