Hvordan lager man et Gantt-diagram i Excel?
Ănsker man en mer gjennomgĂ„ende forklaring pĂ„ hvordan man lager et Gantt-diagram i Excel, kan man fortsette Ă„ lese teksten. Ănsker man derimot noe raskt, kan man ta del i dette tipset:
merk at videoen er pÄ svensk
Microsoft tilbyr sine 365-abonnenter nedlastbare maler for Gantt-diagrammer, men det finnes fortsatt ikke som et innebygd diagram i Excel. Derfor vil dette innlegget fokusere pÄ hvordan man lager sitt helt eget fra bunnen av.
Hva er et Gantt-diagram?
Gantt-diagram brukes innen prosjektledelse og er en type flytskjema som visualiserer tidsaspekter, faser og avhengigheter mellom disse i et prosjekt. Opphavsmannen er Henry Gantt, som designet diagrammet tidlig pÄ 1900-tallet. Diagrammet illustrerer hvordan et prosjekt er planlagt Ä utvikle seg, eller hvordan et pÄgÄende prosjekt skrider frem.
Et Gantt-diagram er et horisontalt stolpediagram som gÄr langs en tidsakse. Variasjonen i lengde pÄ stolpene illustrerer den planlagte varigheten for hver oppgave i prosjektet. Det finnes ogsÄ mÄter Ä visualisere hvor mye som gjenstÄr av en aktivitet i prosjektet, ved Ä skygge eller mÞrklegge den fullfÞrte delen av aktiviteten. Stolpene sorteres etter rekkefÞlge basert pÄ starttidspunkt for aktivitetene. Dette fordi enkelte aktiviteter er avhengige av at andre er fullfÞrt.
Gantt-diagrammet inneholder ofte milepĂŠler. En milepĂŠl er et bestemt tidspunkt som er relevant for prosjektet, for eksempel ferdigstillelse av et program. Man ser ofte en rekke stolper (aktiviteter) som munner ut i milepĂŠlen. MilepĂŠlen er ofte i form av en rombe og kan markere slutten av et prosjekt eller startskuddet for nye aktiviteter.
Hvordan lager man et Gantt-diagram i Excel?
Nedenfor forklares hvordan man lager et Gantt-diagram, fra A til à . Merk at det brukes Excel 365; har man en eldre versjon kan det forekomme smÄ forskjeller i fremgangsmÄten.
Legg til prosjektets oppgaver som en tabell
Del opp arbeidet i biter av arbeid, faser, aktiviteter eller hva man nÄ velger Ä kalle dem. Disse oppgavene ligger til grunn for Gantt-diagrammet.
Mata inn data ved fĂžrst Ă„ angi startdato og sluttdato for hver oppgave, samt antall dager som kreves for Ă„ fullfĂžre oppgaven. Det kan vĂŠre nyttig Ă„ inkludere en lengre beskrivelse av oppgaven, dette kan gjĂžres som en kommentar eller notat. Oppgavene bĂžr sorteres etter tidligste startdato.
Sett inn et stolpediagram
Marker en vilkĂ„rlig celle, for eksempel et sted til hĂžyre for tabellen. Velg ‘Sett inn stolpediagram’ fra ‘Sett inn’-fanen. Velg deretter ‘Stablet liggende stolpe’ (Stacked Bar).
Hvordan legger man til startdato?
HĂžyreklikk pĂ„ det hvite omrĂ„det som snart skal bli et Gantt-diagram. Velg ‘Velg data’ (Select Data). Klikk ‘Legg til’ (Add) i dialogboksen som dukket opp. Klikk pĂ„ pilen under ‘Serienavn’ og velg overskriften ‘Startdato’, og trykk pĂ„ den lille svarte pilen for Ă„ gĂ„ tilbake. GĂ„ deretter ned til ‘Serieverdi’ og velg alle startdatoene (uten overskriften). Klikk ‘OK’, men bli vĂŠrende i dialogboksen.
Legg til varighet
Klikk igjen pĂ„ ‘Legg til’ og gjĂžr samme prosedyre for ‘Antall dager’. For «Serienavn» velger vi ‘Antall dager’, og for ‘Serieverdi’ velges matrisen med ‘Antall dager’.
Trykk ‘OK’ i dialogboksen. NĂ„ begynner Gantt-diagrammet Ă„ ta form, og bĂžr se omtrent slik ut, men beskrivelsene mĂ„ legges til for de ulike oppgavene.
Hvordan legger man til beskrivelsene?
Klikk pĂ„ en stolpe i diagrammet, hĂžyreklikk og velg «Velg data» (Select Data). Klikk ‘Rediger’ (Edit) i hĂžyre felt. Velg matrisen med ‘Beskrivelser’ uten overskriften. Klikk ‘OK’.
Hvordan formaterer man stolpene?
Selv om diagrammet begynner Ä ligne et Gantt-diagram, mÄ det til litt formatering. De blÄ delene i stolpene mÄ bli gjennomsiktige, slik at bare den oransje delen vises.
Klikk pĂ„ noen av stolpene slik at alle blir markert. Hvis kun Ă©n stolpe blir markert, klikk i en tom celle og prĂžv igjen. HĂžyreklikk pĂ„ en markert stolpe og velg ‘Formater dataserie’ (Format Data Series). Til hĂžyre vises menyen ‘Formater akse’ (Format Axis). Klikk pĂ„ ‘Fyll og linje’ (Fill & Line, ikon som malingsbĂžtte). Velg ‘Ingen fyll’ (No Fill).
Merk at i Gantt-diagrammet er prosjektoppgavene snudd; vi har den siste oppgaven Ăžverst og den fĂžrste nederst. Dette er enkelt Ă„ rette opp. Klikk i diagrammet der beskrivelsene eller oppgavene er listet. SĂžrg for at hele listen blir markert ved at et rektangel omslutter selve listen.
Til hĂžyre dukker nĂ„ ‘Formater akse’ opp igjen. Klikk pĂ„ ‘Aksalternativer’, knappen som ser ut som et stolpediagram. Trykk deretter pĂ„ menyfanen ‘Aksalternativer’. Fra rullegardinmenyen velger du ‘Kategorier i omvendt rekkefĂžlge’ under ‘Akselayout’.
NÄ har rekkefÞlgen blitt omvendt, og merk at datoene ogsÄ har flyttet til toppen i stedet for bunnen.
Siste finpuss
NĂ„ er det i praksis ferdig, det eneste som gjenstĂ„r er litt finpuss. Det fĂžrste man bĂžr gjĂžre er Ă„ trimme bort litt av den hvite ‘dĂžde’ flaten, mye av den plassen som de blĂ„ stolpene har etterlatt seg.
Dette gjĂžr man ved Ă„ klikke pĂ„ en av datoene Ăžverst i diagrammet for Ă„ markere alle. HĂžyreklikk og velg ‘Formater akse’. Under ‘Aksalternativer’, gĂ„ til ‘Grenser’, og i ‘Minimum’ kan man prĂžve Ă„ endre verdien litt vilkĂ„rlig for Ă„ fĂ„ det som man Ăžnsker. Endrer man denne verdien til en stĂžrre verdi, vil beskrivelsene nĂŠrme seg den vertikale aksen i diagrammet (det vi vanligvis kaller y-aksen). Jeg endte opp med verdien 44âŻ495*.
*De som har godt Ăžye vil se at aksen med datoer ser litt merkelig ut. Dette skjer fordi Excel selv har formatert den. Har man samme problem som meg, kan man i stedet for en vilkĂ„rlig verdi fylle inn sin fĂžrste startdato i ‘Minimum’ og sin siste i ‘Maximum’. Eller et dato rett fĂžr fĂžrste startdato og rett etter siste. PrĂžv deg frem!
GjĂžr det samme for ‘Hovedenhet’ under ‘Enheter’, og se hva som skjer. Ăker man verdien, vil avstanden mellom datoene utvides, og antallet datoer som vises vil dermed minke. Avhengig av hvor mange datoer man har og hvor lang tidsperiode det gjelder, kan man mĂ„tte teste seg frem litt. Jeg endte her pĂ„ verdien 55, for at datoene skulle vĂŠre relativt tett, men fortsatt lesbart. Bruk ‘Angre’ for Ă„ tilbakestille verdiene.
Endre tykkelsen pĂ„ stolpene ved Ă„ klikke pĂ„ en av dem igjen, og (hvis ikke allerede Ă„pnet) Ă„pne menyen ‘Formater dataserie’ ved Ă„ hĂžyreklikke pĂ„ en stolpe. Under ‘Seriealternativer’ endrer du ‘Avstand mellom stolper’. Senk verdien for tykkere stolper, og Ăžk for tynnere. Her nĂžyer jeg meg med 60âŻ%.
Som prikken over i-en kan man legge til en tittel til Gantt-diagrammet, endre farge pÄ stolpene, annet skrifttype pÄ teksten, velge skyggelegging, legge til og formatere stÞtte-linjer osv i det uendelige. Man kan ogsÄ prÞve en ferdig layout for Ä se hvordan det ser ut. Jeg skal for eksemplets skyld gjÞre noen av disse tingene.
For Ă„ endre fargen pĂ„ stolpene, trykk pĂ„ malingsbĂžtten i ‘Formater dataserie’, og velg ‘Farge’.
For Ă„ legge til en tittel i diagrammet, trykk et sted i diagrammet. Et pluss-tegn vil da dukke opp Ăžverst i hĂžyre hjĂžrne utenfor diagrammet. Dette pluss-tegnet kalles ‘Diagramelementer’. Huk av for ‘Diagramtittel’ og dobbeltklikk deretter pĂ„ tittelen som dukket opp for Ă„ redigere den.
Pass ogsĂ„ pĂ„ Ă„ gjĂžre beskrivelsene fete ved Ă„ klikke pĂ„ en beskrivelse, og sĂžrg for at alle befinner seg innenfor et lite rektangel som bĂžr dukke opp. HĂžyreklikk og velg ‘Skrift’. Der finner man alternativer for Ă„ fetstille tekst, bytte skrifttype, kursivere, fargelegge tekst osv.
Da var det klart â et ganske enkelt Gantt-diagram. Som sagt, prĂžv deg frem og se hva som fungerer best. Det kan kreve litt fikling for Ă„ fĂ„ det skikkelig pent. Vil man kan man prĂžve en ferdig diagramlayout, men sannsynligvis mĂ„ man fjerne blĂ„fargen pĂ„ stolpene igjen. Et Gantt-diagram kan ogsĂ„ lages i Word eller PowerPoint. Det finnes ogsĂ„ ferdige maler for Excel, PowerPoint og Word.
/Niklas pÄ Learnesy
